Szkolny sekretariat – jak urządzić?

Jak urządzić szkolny sekretariat?

Wchodząc po raz pierwszy do szkolnego sekretariatu (jak i do jakiegokolwiek pomieszczenia), rozglądamy się i analizujemy otoczenie. W przeciągu kilkudziesięciu sekund decydujemy, czy sygnały które do nas docierają są pozytywne czy negatywnie. A na postrzeganie wnętrza wpływa jego estetyka oraz funkcjonalność. To samo dotyczy szkolnego sekretariatu.szkolny sekretariat

Co składa się na wystrój szkolnego sekretariatu?

  • umeblowanie (biurko, regały, fotel, stolik okolicznościowy z krzesłami, wieszak)
  • kolorystyka pomieszczenia (ściany, podłoga)
  • dekoracja okna/okien (zasłony, firanki, rolety, żaluzje)
  • sprzęt techniczny (telefon, komputer, drukarka, kopiarka, tablica ogłoszeń)
  • elementy dekoracyjne (tablica ogłoszeń, obrazy, kalendarz, zegar, rośliny doniczkowe, lustro)

Co buduje przyjazną i profesjonalną atmosferę szkolnego sekretariatu?

  • kolorystyka (pomieszczenia jasne są odbierane przyjemniej niż ciemne)
  • czystość (jest zawsze pozytywnym sygnałem)
  • ład, porządek (dokumenty ułożone w segregatorach, kolorowe teczki na regałach, zadbane kwiaty doniczkowe sprawiają wrażenie schludnego, przyjemnego wnętrza szkolnego sekretariatu)
  • wrażenie przestronności (bez względu na wymiary pomieszczenia można uzyskać wrażenie przestrzenności, jeśli pomieszczenie nie będzie zagracone, funkcjonalne i jasne)

Jakie elementy wpływają na nieprzyjazny odbiór szkolnego sekretariatu?

  • kolorystyka (pomieszczenia niedoświetlone, ciemne jako miejsca pracy są odbierane negatywnie)
  • czystość (kurz na meblach, parapetach, szarobure firanki, brudna podłoga czy wykładzina nie sprawiają dobrego wrażenia)
  • nieład (biurko zawalone dokumentami, zapchane regały „pękające w szwach”, brudne filiżanki po kawie/herbacie, uschnięta w kącie paprotka wyjątkowo negatywnie świadczą o organizacji pracy sekretarza i stwarzają odpychające wrażenie)
  • brak przestronności (pomieszczenie w którym trzeba robić slalom miedzy meblami, zagracone, mało funkcjonalne i ciemne nie jest dobrym miejscem pracy i tak zostaje odebrane)

Co zrobić żeby szkolny sekretariat był miejscem reprezentatywnym i przyjaznym?

  • Interesant (rodzic, nowy pracownik, wizytator, itp.) po wejściu do szkoły powinien od razu zauważyć informację gdzie znajduje się sekretariat. Czytelne oznakowanie jest pierwszym pozytywnym sygnałem oznaczającym, że w szkole panuje ład. Zapobiega uczuciu dezorientacji i późniejszym błądzeniu w poszukiwaniu celu, gdy po wejściu do nowego miejsca nie wiadomo w którym kierunku iść. Oszczędza też czas interesanta, co dziś jest sprawą priorytetową.
  • Warto zadbać o estetykę wnętrza. Pozytywnie są odbierane wnętrza jasne i przestrzenne. Bez względu na metraż szkolnego sekretariatu zawsze można zadbać o jego dobre doświetlenie. Może to być uzyskane przez większą ilość świata sztucznego: np. silniejsze żarówki, więcej oświetlenia punktowego przy biurku, stoliku okolicznościowym. Można też zrezygnować z ciężkich zasłon w oknach lub ciemnych rolet, które zaciemniają pomieszczenie i zbierają kurz. Pomieszczenia ciemne (niedoświetlone, z zasłoniętymi oknami), zbyt ciepłe, zagracone zbyt dużą ilością mebli lub niepotrzebnych bibelotów są negatywnie odbierane.
  • Zapach wnętrza jest równie ważny. Pomieszczenia nie wietrzone, pachnące kurzem, potem, dymem papierosowym, stęchlizną na nikim nie zrobią dobrego wrażenia. Warto wietrzyć sekretariat przed rozpoczęciem i po zakończeniu pracy, a w pomieszczeniach bardzo suchych ustawić na grzejnikach pojemniki z wodą.
  • Ład panujący na biurku i regałach (dokumenty ułożone w opisanych teczkach, segregatorach) sprawi wrażenie bardziej przestronnego wnętrza i spowoduje, że szkolny sekretariat stanie się miejscem bardziej reprezentatywnym. Nawet bardzo przestronne wnętrze, w którym będą sterty dokumentów wysypujące się z półek na regałach, brudne szklanki, uschnięte rośliny doniczkowe, nie sprawi dobrego wrażenia.
  • Zielone, zadbane rośliny doniczkowe w sekretariacie ułatwiają pozytywny odbiór, ocieplają wnętrze i przyczyniają się do budowy przyjaznego klimatu.
  • Trofea szkolne, prace uczniów zawieszone na ścianach przyczyniają się do stworzenia klimatu miejsca przyjaznego uczniom, pedagogom i rodzicom.
  • Aranżując wnętrze sekretariatu warto wziąć pod uwagę jego funkcjonalność i organizację stanowiska pracy. Szkolny sekretariat powinien być tak urządzony, żeby gość po wejściu do środka miał łatwy dostęp zarówno do wieszaka na ubrania, krzesła na którym może usiąść i poczekać, jak i do biurka sekretarza szkoły. Pomieszczenie, w którym trzeba się przeciskać między meblami, żeby powiesić ubranie lub podejść do sekretarza nie jest pozytywnie odebrane.
  • Warto wygospodarować w szkolnym sekretariacie kącik, w którym można przyjąć interesanta lub interesantów. Wskazany jest mały stolik okolicznościowy z krzesłami oraz wygodnym dostępem do miejsca gdzie można zrobić kawę/herbatę.
  • Kawa lub herbata powinna być podawana zawsze w czystym naczyniu. Najwygodniejszy jest większy komplet filiżanek i talerzyków, przechowywany w szafce specjalnie do tego służącej. Może to być rodzaj witryny, wówczas będzie też pełnić funkcje ozdobną. Nic nie zrobi gorszego wrażenia na osobie przychodzącej do szkoły/sekretariatu jak kawa czy herbata podana w brudnej filiżance i zastawa skomponowana z różnych kompletów (filiżanka i talerzyk inny, czy każda osoba pijąca w czym innym)

Ze względu na funkcję reprezentacyjną sekretariatu warto zadbać o to, aby zawsze sprawiał on pozytywne wrażenie.

Może Ci się również spodoba

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *