Sekretariat – wizytówką szkoły
Bardzo często słyszymy opinię, że: “sekretariat wizytówką szkoły”. Dlaczego tak się dzieje? Sekretariat jest miejscem w szkole, gdzie najpierw kieruje się rodzic, nowy pracownik, nauczyciel, kontroler i do którego zaglądają uczniowie. Sekretariat jest więc miejscem pierwszego kontaktu interesanta z placówką do której trafił – ze szkołą. To od wyglądu sekretariatu, atmosfery jaka w nim panuje oraz od sposobu w jaki interesant zostanie potraktowany przez sekretarza szkoły, zależy późniejsza opinia o całej szkole. Osobie, której po wejściu do sekretariatu ukaże się bałagan i będzie mieć do czynienia z nieuprzejmym sekretarzem, szkoła wyda się nieprzyjazna. Negatywne wrażenie przy pierwszym kontakcie ze szkołą, spowoduje że interesant tu nie wróci. Z kolei, gdy po otworzeniu drzwi sekretariatu, klient zobaczy schludne wnętrze i uśmiechniętego sekretarza, który uprzejmie udzieli mu informacji lub pomoże w rozwiązaniu problemu, atmosfera w sekretariacie wyda się klientowi przyjazna, a szkoła miejscem gdzie warto posłać swoje dzieci lub podjąć w niej pracę.
Sekretariat – wizytówką szkoły
Pozytywne pierwsze wrażenie jest gwarancją, że opinie wydawane o szkole również będą pozytywne. Osoba przychodząca do szkoły i wchodząca do sekretariatu zwraca uwagę na szereg sygnałów składających się na wystrój i atmosferę sekretariatu. Sekretariat szkolny staje się więc od razu obrazem całej szkoły. To od tego obrazu – wizytówki szkoły uzależniony będzie odbiór szkoły jako placówki profesjonalnej i przyjaznej lub nieprofesjonalnej i nieprzyjaznej dla uczniów, rodziców i nauczycieli.
Rola sekretariatu w szkole
“Sekretariat wizytówką szkoły” – pełni w szkole bardzo ważną rolę. Jest miejscem pierwszego kontaktu interesanta ze szkołą. Od sposobu potraktowania interesanta (rodzic, nowy pracownik, wizytator, kandydat na ucznia, uczeń) oraz od wyglądu sekretariatu i atmosfery w nim panującej, zależy opinia o całej szkole. Dlatego sekretariat w szkole pełni funkcję reprezentatywną.
Funkcja szkolnego sekretariatu
Sekretariat w szkole pełni też funkcje typowe dla sekretariatów różnych firm. Jest miejscem o charakterze uniwersalnym. W sekretariacie można uzyskać szereg informacji. Najważniejszą rolę w tym procesie odgrywa sekretarz szkoły, który powinien sprawnie i szybko udzielić wskazówek, odpowiedzieć na pytania i znaleźć konkretne informacje. Sekretariat jest więc również miejscem, w którym sekretarz sprawuje rolę pośrednika między interesantem a osobą najważniejszą w szkole – jej dyrektorem. Do obowiązków sekretarza należy umawianie spotkań interesantów z dyrektorem. Sekretarz pośredniczy więc w przekazywaniu informacji, poleceń, czy zarządzeń dyrektora szkoły oraz przekazuje prośby, uwagi i opinie pedagogów, rodziców, uczniów dyrektorowi. Pośredniczy również między rodzicami uczniów a ich nauczycielami.
Jest to fragment artykułu, który ukazał się w Poradniku dla nauczycieli nakładem wydawnictwa Raabe w marcu 2009
Inne artykuły: Sekretariat – jak urządzić? Wizerunek sekretarki szkolnej, Strój sekretarki szkolnej, Wizerunek sekretarki szkoły, Wizerunek sekretarza szkoły.
